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企业如何制订有效的规章制度

2021-06-30 10:51:22

一、为什么需要制定企业规章制度

近几年,《劳动合同法》、《劳动合同法实施条例》、《劳动争议调解仲裁法》《工伤保险条例》、《女职工劳动保护特别规定》等多部劳动法律法规相继出台、修订,在这一背景下,随着劳动法律法规的不断完善健全,劳动者法律意识不断提高,劳务纠纷在一段时期内呈上升趋势,涉案人数越来越多,员工维权意识增强单方败诉高,审判尺度向员工倾斜,企业胜诉成为小概率。

我们来看一个案例:

【案情概要】2010年11月,杨某入职甲公司,双方签订为期三年的劳动合同,合同约定杨某担任公司副总经理,并明确规定杨某在职期间未经甲公司书面同意,在具有竞争关系企业任职,担任经理、董事等,甲公司可解除双方劳动关系。

2012年2月, 杨某开始受聘担任乙公司总经理,任期三年。2012年5月,甲公司向杨某送达了《解除劳动合同通知书》,以杨某在乙公司担任总经理一职,严重违反甲公司关于禁止到竞争企业任职的规章制度,对其公司经营管理造成恶劣影响为由解除双方劳动关系。为证明乙公司与甲公司存在竞争关系,甲公司提交了公证书等证据予以佐证。公证书载明:“2012年某市三维建模采购项目中标候选人公示”中,“第一中标候选人”为乙公司,“第二中标候选人”为甲公司。

杨某以要求甲公司支付违法解除劳动合同赔偿金等为由向仲裁委员会提出申请,后不服仲裁裁决起诉至法院。

【裁判结果】本案的焦点为杨某的行为是否构成严重违反用人单位规章制度。

首先甲公司的规章制度已经依法向杨某送达;

其次,规章制度中关于禁止劳动者在竞争企业担任职务,合乎法律规定,并无不当;

再者,甲公司与乙公司共同竞标同一个采购项目,双方存在竞争关系。

法院经审理认为,杨某同期担任乙公司总经理的行为明显已经构成对甲公司规章制度的严重违反,故甲公司与杨某解除劳动合同合法有据,无需支付经济补偿金,甲公司与其解除劳动合同的行为合法有效。(案例来源于:劳动法库)

企业在这个案例中为什么胜诉?

其根本原因是企业用规章制度维护了自己的权益!

《劳动合同法》对劳动者权益保障予以了倾斜保护,但同时也明确要求劳动者必须遵守用人单位依法制定的规章制度。劳动者严重违反用人单位规章制度的,用人单位可以依法解除双方劳动关系。上述规定一方面对劳动者遵纪守法提出明确要求,同时也为企业一方加强人事管理、依法行使用工解除权提供了法律依据。

二、规章制度的含义、作用

《劳动合同法》以及相关劳动法律法规虽然在相当多情况下对劳动者权益保障予以了倾斜保护,但同时也明确要求劳动者必须遵守用人单位依法制定的规章制度。也就是说,虽然劳动法律更多地保护劳动者,但也对企业维护自己的合法利益作了授权—可以制定企业的规章制度来约束员工的行为,尤其是在《企业员工奖惩条例》废止以后,企业的规章制度的价值就越来越重要。

1、规章制度的含义

一般来说,企业规章制度是由企业针对企业一般性事物制定的在本企业范围内有效的劳动人事管理规则,其通常叫法不尽相同,如员工手册、规则、规定、办法、规程、流程、决定、通知等。

集合各种说法,笔者认为:规章制度即企业内部管理规则,是用人单位根据国家有关法律法规及政策,结合用人单位自身的生产经营特点制定并发布实施的,适用于本企业内部生产经营管理及劳动者管理的各种行为规则、规定的集合。

规章制度的构成要素:

(1)由用人单位制订并发布(制订主体:用人单位)

(2)具体且系统地规范内部管理和员工行为的

(3)各类规范、准则的集合

虽然企业的规章制度不能与国家的法律体系相比,但也同样具备相应的形式和实体内容,是一项综合的企业内部法律体系,包括了企业劳动人事管理中的大大小小的事务,如考勤管理规定、奖惩规定、加班制度、休假制度、福利待遇等。

2、企业制定规章制度的法律依据

我国《宪法》、系列劳动法律、法规、《公司法》等都为用人单位制定劳动规章制度提供了法律依据。

《宪法》第五十三条:中华人民共和国公民必须遵守宪法和法律,遵守劳动纪律;

《劳动法》第四条:用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务;

《劳动合同法》第四条:用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

《山东省劳动合同条例》第六条:用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,规范劳动用工,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

《公司法》第十八条第三款:公司研究决定改制以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时,应当听取公司工会的意见,并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。

因此,建立和完善劳动规章制度是既是用人单位的权利,又是用人单位的义务;

3、企业规章制度的作用:

规章制度对于用人单位来说无疑是“劳动法律”,完善的规章制度,可以帮助企业实现劳动用工的规范化管理。规章制度在企业管理中的重要作用主要表现在:

第一,规范员工和管理者的行为,提高经营效率。

①是正面引导与教育作用。规章制度作为企业内部规范员工行为的一种准则,具有为员工在生产过程中指引方向的作用。规章制度公布后,员工就清楚地知道自己享有哪些权利,怎样获得这些权利,应该履行哪些义务,如何履行义务。

②反面警戒与威慑作用。首先,通过对员工违反规章制度的后果做出规定来威慑员工,使员工能够事先估计到在劳动生产过程中如果作为以及作为的后果,自觉抑制不法行为的发生。其次,通过对违反规章制度的行为予以惩处,让违反规章制度的员工从中受到教育的同时也使其他员工看到违反规章制度的后果,达到警戒和威慑全体员工的效果。

第二,减少劳资纠纷,降低用工风险和用工成本。

企业生产劳动的过程,也是劳资双方履行义务、享受权利的过程。劳资双方权利义务的实现需要多种措施来保证,劳动合同、集体合同和国家法规政策是其中的重要保证之一,而企业规章制度也是重要的保证之一。规章制度不仅可以明确劳资双方的权利和义务,而且还可以更为具体的明确劳资双方实现权利和义务的措施、途径和方法等。因此,当劳资双方的权利和义务以及权利和义务实现的措施、途径和方法通过规章制度加以明确、具体后,就可以大幅度减少纠纷的发生,从而可以维护企业正常的生产和工作秩序,减少了风险成本。

第三,企业在用工管理尤其是处理劳资纠纷时占据主动地位的保障,起到事后支持与提供处理劳动争议证据的作用。

由于劳动关系具有对抗性的一面,因此,企业在劳动生产过程中,劳资矛盾是无法避免的,当劳资矛盾爆发无法通过协调解决时,诉诸法律就是唯一的选择。劳动争议仲裁机构和法院审理劳动争议案件时,需要依据国家法规政策、劳动合同、集体合同。由于规章制度也涉及到劳资双方的权利和义务,裁判机关也会依据企业的规章制度来裁判案件。特别是在国家法规、劳动合同和集体合同对纠纷的有关事项规定不明确、不具体时,规章制度就显得尤为重要。绝大多数企业在面临劳动争议纠纷中解除劳动关系这一难题时,都输在了“规章制度”上。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定:用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

规范的企业则正是在制定规章制度的时候就充分考虑所有的情形,将可能成为争议焦点的内容加以细化,并用书面的形式固定下来,一旦发生争议,这样的规章制度便能维护企业的合法权益。可以说,规章制度的重要性贯穿于企业管理和纠纷解决的全过程。而不完善的规章制度,成为劳动争议的诱因,甚至成为企业在劳动争议案件中败诉的关键。

三、规章制度有效的要件

目前,很多企业的制度建设中普遍存在问题,有的没有没有制度,用工管理比较随意;有的制度违法,制度制订、修改缺少民主程序,缺少制度的公示意识;有的制度滞后,没有根据新的法律法规要求进行与时俱新,等等,这也是造成企业在相当多的劳务纠纷中败诉的一大主因。

滞后的、不健全的、无效的规章制度会给企业带后劳务风险,那么,如何使规章制度成为有效的保护企业自己利益的“护身利器”呢?

笔者认为,规章制度有效须满足三大要件:主体合格、内容合法合理、程序合法,当然大多劳法专家把规章制度有效的三要素总结为:内容合法、民主程序和公示告知,而我认为民主程序和公示告知其实都是程序性问题,但大家都忽视了一个最显尔易见的主体问题,不解决主体问题,后面的问题都是无根之木。

下面对三大要件进行逐一析明:

第一,主体必须合格

规章制的制订主体是谁?目前《劳动法》、《公司法》等均未明确规定,仅笼统地说明制定规章制度的主体是“用人单位”。

《劳动法》第二条 在中华人民共和国境内的企业、个体经济组织(以下统称用人单位)和与之形成劳动关系的劳动者,适用本法。

《劳动合同法》第二条 中华人民共和国境内的企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织(以下称用人单位)与劳动者建立劳动关系,订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同,适用本法。

国家机关、事业单位、社会团体和与其建立劳动关系的劳动者,订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同,依照本法执行。

《劳动合同法实施条例》第三条依法成立的会计师事务所、律师事务所等合伙组织和基金会,属于劳动合同法规定的用人单位。

《山东省劳动合同条例》第二条 本省行政区域内的企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织(以下统称用人单位)与劳动者建立劳动关系,订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同,适用本条例。

依法成立的会计师事务所、律师事务所等组织和基金会,属于前款所称的用人单位。

国家机关、事业单位、社会团体和与其建立劳动关系的劳动者,订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同,依照本条例执行。

从以上规定中总结起来就是,与劳动者建立劳动关系,订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同的用人单位包括以下4种类型:(1)中国境内的企业;(2)个体经济组织;(3)民办非企业单位;(4)与劳动者建立劳动关系的国家机关、事业单位、社会团体;(5)在上述范围之外的会计师事务所、律师事务所等组织和基金会。

从上述范围来看,用人单位必须首先取得生产、经营资格,依法进行工商营业登记,成为一个合法的组织;其次,所制定的规章制度必须以用人单位的名义颁布、实施,组织中的部门(如用人单位安全部门、人资部门、生产部门等)的规定,均不能作为劳动规章制度使用。

相关案例:子公司能否依据总公司规章制度解除职工劳动合同? 

【案情简介】

职工李某于2004年8月招考进入山东省威海市某集团企业旗下子公司就职,双方于2011年4月续签了5年期限的劳动合同。2015年5月1日,李某未经公司审核批准,在集团企业官方微博上发布了一组个人外出旅行的照片。5月5日,公司以李某违反集团企业管理制度、损害公司形象为由,解除了与李某的劳动关系,并处以罚款6000元。

李某不服,认为微博内容没有违反法律,发布微博也是正常工作行为,没有违反公司规章制度,更没有损害公司形象。李某同时指出,公司解除合同所依据的是集团企业的规章制度,并不是该子公司的规章制度。

公司向威海市劳动人事争议仲裁院提交了李某未经公司审核批准在集团企业官方微博发布的内容,集团企业相关规章制度征求意见、讨论审议、决议通过和公示的书面材料,李某所在子公司关于严格执行集团企业相关管理制度的通知,以证明其解除劳动关系行为合法。(案例来源:中国劳动保障新闻网)

【处理结果】

根据查明事实和对证据的认定,经威海市劳动人事争议仲裁院调解,双方当事人达成了和解协议,李某撤回仲裁请求。

【争议焦点】

成立企业或投资成立企业的集团企业执行的规章制度(程序及内容均合法有效)是否对旗下子公司有效,是否能够作为解除子公司职工劳动关系的依据?

【案件评析】

《企业职工奖惩条例》废止以后,企业惩戒权的来源主要是《中华人民共和国劳动合同法》第四章的规定和企业规章制度。《劳动合同法》的规定毕竟过于宽泛和大众,因此,法律赋予了用人单位制定规章制度的权利。由于规章制度成为企业行使惩戒权的直接依据,因此,企业规章制度的有效与否直接影响到企业惩戒权的合法性。

在本案中,威海市劳动人事争议仲裁院认为,计划经济时期形成的上级法人对所属下级法人(尤其是具有独立法人资格的所属企业)的管理模式已经不能适应市场经济发展的要求,同样不能满足社会主义市场经济体制下法治理念的要求。在市场经济体制下,由于企业横向经济联合、资本运作等原因,一个具有法人资格的集团企业、集团企业、总公司、控股公司通过投资、参股或托管设立全资、控股、参股或附属子公司,从法律上讲,上级法人与下级法人、主管部门与所述企业、总公司与子公司依法均具有独立的法人资格,依法独立承担各自的民事责任和权利义务,是彼此独立的主体,相互不能代替。因此,上级法人、主管部门、总公司,当然不能代替下级法人、所属公司、子公司制定劳动规章制度。

【律师观点】

社会主义法治和市场经济体制的一个重要特点就是民主,而规章制度的制定程序当然也要充分体现民主的特点,这实际上体现的就是职工的民主参与权,因此,用人单位规章制度的预期适用范围必须与制定过程中民主参与的职工范围相一致,上级法人制定的规章制度,必须经过下级法人自身通过民主形式进行转换,才能在下级法人执行,或者集团企业制定的规章制度如果要适用于旗下子公司,须在制定过程中必须充分尊重子公司职工的成员权,有子公司全体职工或职工代表参与,否则不能直接使用。

第二,规章制度必须保证内容合法合理。

在解决了主体适格问题,第二步就到了内容层面。

规章制度的内容必须保证合法合理包含两层含义:

首先是合法。合法是指不与法律、法规强制性规定抵触;不与劳动合同、其他协议约定内容发生抵触。

规章制度的具体内容必须依法制定,“依法”应当作广义的理解,既指包括《劳动法》、《劳动合同法》、《社会保险法》、《妇女权益保障法》和《人口与计划生育法》所有的劳动法律、法规和规章,也包括《宪法》、《公司法》、《行政法》等社会。

有些用人单位为了达到约束劳动者的目的,在制定规章制度时,自行规定了很多不合法的条款要求劳动者必须履行。比如:迟到罚款、末位淘汰、内部不能恋爱结婚、几年不能生孩子等等,这些不合法的条款不仅不能作为用人单位内部管理的依据,反而存在因规章制度不合法导致劳动者依据《劳动合同法》第三十八条提出解除劳动关系,并要求用人单位支付经济补偿金的法律风险。

其次是合理。其依据于法律的公平原则,指虽不违法但明显不合理显失公平的内容仍然不为法律所承认。

规章制度在制订过程中,除了应保证内容的合法性之外,还要注意内容的合理性。有些条款内容虽然不违反法律法规的规定,但存在明确的不合理性。尤其是在《企业职工奖惩条例》废止以后,如何对员工进行惩戒主要就是企业的规章制度,制度的合理与否也会影响劳动争议的结果。

例如,旷工一天视为严重违纪,予以解除劳动合同处理;迟到一次给予解除劳动合同处理;造成损失500元给予解除劳动合同处理。由于规章制度的内容不合理,在劳动者与用人单位发生劳动争议时,用人单位往往会因此承担败诉的风险。

第三,程序合法。

作为企业内部的“宪法”,既使主体合格,内容也合法合理,但如果缺少“程序正义”,最后一根稻草决定了成败。“正义不仅应得到实现,而且要以人们看得见的方式加以实现”。

《劳动合同法》第四条:用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条:用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

根据上述规定,程序合法包括两步程序:一是制定程序需要经过民主程序,二是实施程序前需要经过公示告知程序。

一制定程序需要经过民主程序

制定规章制度需要经过民主程序指的是劳动者依照法律规定,通过职工大会、职工代表大会或者其他形式,参与民主管理或者就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商,也就是说规章制度不再是企业的“一言堂”。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位在制定规章制度过程中必须留存经职工代表大会或者全体职工讨论、与工会或者职工代表平等协商及最终公示的证据,包括会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录等。

如果在制度的形成过程中民主性不足,企业中员工对制度的认同度较差、对执行制度的主观自律意识低,也不利于企业规章制度的贯彻执行。

二是实施程序前需要经过公示告知程序

用人单位经过合法的民主程序,制定了内容合法合理的规章制度,但仍然不能说规章制度就一定有效。因为用人单位还必须要向劳动者公示告知其规章制度,并且要注意保留已经公示告知的证据。

关于用人单位规章制度公示告知的具体方式,相关法律法规未作更具体的规定和要求,于是在实践中,各种类型的单位采取了五花八门的公示告知方式,不能说违法,但从证据留存及公示告知的证据效力上来说,建议单位采取以下公示告知方式:

1、员工手册发放法:

2、内部培训法:

3、考试法

4、传阅法

不建议采取公告法、劳动合同约定法、邮件发放法等,这些方式虽然比较常用,但却存在很大风险,应尽量避免。

【相关案例】用人单位规章制度未经法定程序不能作为管理依据

【案情概要】甲公司称李某于2011年8月22日入职甲公司时仔细阅读了《职员服务志愿书》并签字,《职员服务志愿书》中第一条规定遵守公司规章制度,公司规章制度包括《发行部绩效考核规定》和《发行部2011年管理规定》。李某认可其在《职员服务志愿书》上签字的真实性,但称未见过《发行部绩效考核规定》和《发行部2011年管理规定》,且不同意甲公司依据《发行部绩效考核规定》和《发行部2011年管理规定》计算其业务提成。李某向仲裁委员会申请,要求甲公司支付2012年4月1日至2013年6月30日提成19515. 23元。仲裁委员会裁决支付李某申请,甲公司不服裁决诉至法院。法院经审理后认为,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。甲公司未提交证据证明考核制度经过民主程序制定,提交的《职员服务志愿书》以签字来概括性要求劳动者遵守公司规章制度,不足以证明实际向李某公示或者送达了考核制度。法院判决驳回甲公司请求。(案例来源于网络)

【裁判要义】

实践中,很多中小企业基本未设立职工代表机构或工会,制定的规章制度根本无法达到《劳动合同法》规定的应当经过职工讨论的要求。对于在2008年之前制定的规章制度,虽未经过《劳动合同法》规定的民主程序,但内容未违反法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示或者告知的,用人单位可以作为管理的依据。但2008年始制定的规章制度,未经过《劳动合同法》规定的民主程序,原则上用人单位不能作为管理的依据。

综上所述,合法有效的规章制度应具备三要素,即:主体适格、内容合法合理、程序合法,三者缺一不可,否则便对劳动者失去发生法律效力及拘束力。

当然在制度的管理过程中,还要注意对原有规章制度进行清理、更新,随着人社部门对于以前一些规章的废止,企业原有制度中的规定也随之可能变为违法、无效,所以人事部门应不定期对企业规章制度进行维护,“与法俱进”,另外更重要通过各种方式提升企业文化内涵,采用刚性的规章之外的方式方法构建和谐稳定的劳动关系。


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